ドキュメントイメージの電子化・管理、ファイリングコンサルティングサービス
まずは何のための文書管理計画なのか、その目的を明確化することが大切です。
文書管理をすることで得たい成果をしっかりと決め、予算や計画時期内で可能な最善のプランを検討していきます。
- 検討するにあたっての目的の明確化
- 想定のゴール（時期）は？
- 投入できる予算の大枠の把握
企業内で取り扱われている書類の形態、書類の特性を調査させていただきます。
社内に存在する書類の量と使用頻度、そして今後、増えるであろう書類の量やバリエーションを予測想定いたします。
- 文書管理規定の確認
- 保存されている書類調査
- 保存期限の調査
書類の特性、使用頻度などからセキュリティレベル、保存期間に基づいて書類を精査いたします。
- 文書管理規定の確認
紙保管が必要でない書類 / 保存期限超過の書類 / 保存期限内の書類（中期） /
保存期限内の書類（長期） / 保存期限内の書類（永年） / 閲覧頻度が高い書類 /
閲覧頻度が低い書類 etc
過去分の書類まで電子化が可能かどうかなど、ご予算内で可能な文書管理化の書類（数量）を明確化いたします。
- 文書の電子化が可能な書類（数量）の選定
電子化対象書類の優先順位 - 文書管理システムの選定
これまでの調査、選定を基に、お客様の業務プロセスに適応するドキュメント管理方法を 検討いたします。
- 長期にわたり継続可能なルールを設定
新たに作成された文書管理システムを実際に現場導入し、通常業務内で支障がでないかをトライアルで確認いたします。
- トライアルで先行部署へ導入し以下の運用ルールの確認
- 部署、ユーザ単位での運用ルールが業務に支障が起きないかのチェック
- セキュリティレベルの設定で情報管理に問題がないかのチェック
トライアルで出てきた改善点を解消し、本格的な文書管理システムの導入となります。
- 文書管理システムの導入
- 新規発生文書の登録
- 過去分の紙文書からの電子化画像及び属性DBの一括登録
文書管理システムは導入して完了というわけではございません。
実際に運用してからの評価、検証が大切です。更なる合理性を目指して改良をしていきます。
- 計画の達成度合いを評価
- 検証結果から改善
以下の問題点を解決するために電子化を検討
- 増え続ける契約書や図面書類の保管スペースの確保が問題となっていた。
- 必要な書類の検索に時間がかかっていた。（ファイル数が膨大）
- ユーザ様からの問い合わせに迅速な対応が必要。
- 紙媒体の保管に関する脅威から脱却したい。
- 紙媒体の保管には、主に盗難と紛失の脅威が存在する。
- 書庫や倉庫では、定期的な棚卸しをしていないケースが多く、盗難や紛失の発見が遅れてしまう。
- 閲覧後に誤って、違った場所に収納された場合、次回から閲覧できなくなる。
（本来は、原本が存在するのに、紛失・盗難となるケースがある） - 保管場所のルールが無い為、機密性のない情報と、機密性の高い情報を一緒に保管されている場合がある。この場合、いつもの（機密性のない）情報を見に来た人が、誤ってもしくは興味本位で、本来見るべきでない機密情報を見る可能性がある。
- 拠点（数十拠点）毎にファイリング
- 各拠点毎にファイル方法が違う為、保管ルールの調査
- 解約済（保存期限経過）ファイルもそのまま収納されていることが判明
- 現契約書類の電子化実施。 電子化作業については、アウトソーシングにより実施
- 解約済書類については、電子化せずに一時保管（現状の予算では難しいと判断）
- セキュリティ、各拠点間の情報共有を考慮した文書管理システムの選定
- 紙原本の保管は、本部管理へ変更。（各拠点では保管しない）
- 新規発生分については、各拠点の複合機で登録 （発生件数が多い拠点については、アウトソーシング）電子化後の紙書類は、本部へ移管
- セキュリティを考慮した文書管理システムの導入
- 過去分の電子化データの一括投入
- 当初計画した予算よりも効率よく導入実施ができた為、一時保管しておいた解約済分（保存期限経過分）を電子化し、紙原本を廃棄することができた。
文書管理システムの導入で
- すぐに参照できる
- アクセス権やセキュリティ機能により公開範囲を特定可能
- 操作ログの管理により監査に対応
既存分の電子化をアウトソーシングしたことにより
- 最小のコストで電子化が実施できた
- 短期間で既存分全てを電子化することにより、文書管理システムでの管理が可能となった
- 文書管理システムの運用が順調に進み、今後はタブレット端末での閲覧の仕組みを検討中。
